Wir brauchen 20 Messe-Termine! Von 100 Kontakten! Wow – das war eine Ansage. Ich hatte Respekt. Unser Ziel hieß: 20 % in maximal 4 Wochen, die ich zusammen mit einer Mitarbeiterin unseres Kunden LACOS erreichen sollte.
LACOS und deren Werbeagentur haben ein sehr persönliches Anschreiben entwickelt. Dieses wurde an 100 Kontakte versandt. Unter diesen Unternehmen waren kleine Hersteller sowie große Player im spannenden Bereich der Landtechnik. Für die Telefonate hatten wir weniger als 4 Wochen, um die richtigen Ansprechpartner für ein Gespräch auf dem Messestand zu gewinnen. Auch waren wir nicht die Einzigen, die Termine wollten.
Seit mehr als 4 Jahren arbeiten wir mit LACOS zusammen und haben einige Messen miterlebt. Doch diese Quote konnten wir bisher nie erreichen.
Heute, am 7. November 2019, 4 Tage vor der anstehenden Agritechnica, sind 36 Termine fest vereinbart. Viele darunter mit der Geschäftsführung. Selbst große Player aus der Landtechnik, an denen wir uns in den vergangenen Monaten die Zähne ausgebissen haben, sind dabei. Wir haben alle Erwartungen übererfüllt.
Doch, aus welchen Gründen hat es dieses Mal so gut geklappt?
- LACOS hat sich stark fokussiert.
- Aus einer Vielzahl von Kontakten wurden gezielt Unternehmen ausgewählt.
- Die Inhalte der Anschreiben waren personalisiert: LACOS hat konkrete Produkte der Unternehmen, für welche sie Lösungen ergänzen können, benannt.
- Wir wussten genau, welche Entscheider wir für die Termine gewinnen wollten.
- Vorab haben wir einen klaren Plan erarbeitet, wie wir in die Telefonate einsteigen, wie diese verlaufen können, wie wir reagieren und was wir konkret machen, wenn wir die Ansprechpartner telefonisch nicht erreichen.
- Unser Team bei .Punktgenau war im stetigen Austausch mit der Mitarbeiterin.
- Doch das immer wieder Wirkungsvollste: Dranbleiben! Sich immer wieder in Erinnerung bringen! Konkret sagen, wir haben doch beim letzten Mal am XXX besprochen, dass wir uns im Rahmen von XXX wieder hören wollen.
So leicht es klingt, kleine Hürden gibt es immer:
Am 26. Oktober, gleich früh am Morgen, rutschte mir das Herz kurz tiefer. Über 20 Termine waren bereits vereinbart. Auf der Prioritäten-Liste stand noch ein Termin mit einem großen Kunden. Bislang bestand nur Kontakt auf der Entwickler-Ebene; die Geschäftsleitung kannte unseren Kunden noch nicht persönlich. Da ich unseren neuen Ansprechpartner telefonisch nicht erreichte, schrieb ich eine Email. Damit hatte ich bislang recht gute Erfahrung gemacht. Nach weniger als 1 Stunde erhielt ich auch eine erfreuliche Rückantwort mit Terminbestätigung. Ich freute mich natürlich und informierte unseren Kunden.
Die Nachricht hatte ich am Abend zuvor nur kurz überflogen. Am nächsten Morgen dann sah ich das Übel: Ich hatte einen Tipp-Fehler eingearbeitet: Statt Sonntag, 10.11.2019 schrieb ich Sonntag, 11.11.2019. Und nun musste ich bangen: Klappt der bereits bestätigte Termin doch? Was ist, wenn er tatsächlich Montag, den 11.11.2019 meinte? An diesem Tag sind doch schon alle Termine vergeben. Wo bekommen wir diesen wichtigen Kunden dann noch unter? Ich schrieb erneut eine Email an den Kunden. Nach weniger als 30 Minuten hatte ich eine Antwort im Kasten: „gut, dass wir uns alle an dem Wochentag orientiert haben“ … mir fiel ein Stein vom Herzen.
Nun fragte ich mich, wie konnte das nur passieren?
Versichere ich mich doch mehrmals, bevor ich dem Kunden eine Email mit Terminvorschlägen schreibe. Und wie kann ich solche kleinen Fehler zukünftig vermeiden?
Meine Tipps hierzu:
- Verfalle nicht in Hektik.
- Überprüfe den Inhalt Deiner Email.
- Nutze ein System, in welchem du die Ergebnisse dokumentierst.
- Erbitte immer eine Terminbestätigung und gleiche diese nochmals ab.
Und wenn sich trotz aller sorgfältiger Prüfung doch Fehler eingeschlichen haben?
Versuchen Sie zuerst, intern eine Lösung zu finden. Wenn dies nicht gelingt, dann kontaktieren Sie Ihren Ansprechpartner. Finden Sie eine gemeinsame Lösung.
Keine Panik: Fehler sind menschlich und können passieren! Selbst dann, wenn sonst alles perfekt läuft.
Ihre
Beatrice Postleb